如何高效整理电脑上的文件？一次整理，终身轻松的方法。

家庭收纳里有一种做法叫“过度收纳”，就是所有东西都装在一个收纳箱里，收纳箱里再嵌套收纳箱，找东西的时候就要翻箱倒柜到处找，还不一定找不到，非常不方便，有些东西一旦收纳了，可能就一辈子都找不到了。

所以不要采用过于复杂的方法，最简单的方法才是最好的方法。

工作中之后我参考了公司的文件管理方法，再借鉴了图书馆管理图书的方法，创建了一套自己的方法，非常简单但行之有效，我已经稳定使用了5年，再也不为文件混乱而焦虑了。

我的方法如下：

一、文件/文件夹前面加数字前缀实现排序。

毕业后我进入的第一家500强外企，我发现他们的公共盘上的文件夹前面都有一个数字前缀，如

01_HR

02_admin

03_Fin

04_Engg

05_Sales

开始觉得多此一举，后来才发现真是绝绝子啊，

第一、有了这个前缀，文件夹就不再是按首字母顺序排了，而是你的编号来排，这样就可以人为固定文件夹的顺序，比如HR虽然首字母比Engg要低，但前面加上01 就可以让自己排在第一了，这样方便管理，也不会因为插入新的文件夹而打乱顺序了。每个部门只要记住自己部门文件夹所在位置，每次进去时就不用找半天了。

第二、这个前缀长度是固定的，所有的文件夹视觉上非常整齐而统一，不因为因为文件夹名字长短不一而产生混乱感。

于是我也应用在自己的文件管理上，所有文件夹都进行编号，经常使用的文件夹编号排在前面，不经常使用的排在最后面，再也不会被首字母打乱了。

这样是不是整齐很多了？

我没有采用下划线的方法隔开前缀，因为在中文输入法状态下输入下划线不方便，所以我用了空格隔开，大家也可以按照自己的偏好用小数点、连字符、字母作为分隔符。

二、文件加时间后缀。

我以前没这个习惯，不同版本的文件重新改个备注名就完事，但版本一多，时间一久，就不分不清谁是谁了。

后来我发现公司的windchill系统上下载的文件，都会自动加一个时间后缀（上传的时间），如：

project_checklist_20220523

这样的好处是下载下来永远不会乱，系统会自动按照时间顺序排列，而你也知道这个文件是什么时候创建的，方便识别和追溯。

后来我在自己创建文件时，也加上时间后缀，发给别人修改后传回来，我又会加上最新的时间后缀，这样永远知道哪个版本是最新的，这是个很好的习惯，大家一定要保持。

发给客户的文件如果都加上一个时间后缀，会显得专业很多。

三、不要嵌套太多子文件夹，两层最好，最多三层。

大家想象一下，在图书馆里找书是不是很方便，不需要翻箱倒柜？图书馆的图书分类虽然也很详尽，比如有5个大类，22个小类，小类下面还有分类，但所有图书都是展示在书架上的，而不会在大书架里嵌套小书架，你要找什么图书一眼扫过去就能找到，就算是冷门的图书你也有机会看到，不会忘记它的存在。图书和书架所在的区域固定好了是不会乱跑的，上一次放在哪里，你下一次又回到熟悉的地方去找就能很快找到。

电脑里的文件可以分门别类，但也不要嵌套太多层子文件夹，很多人由于文件越来越多，分类越来越细致，会嵌套N多层子文件夹，我曾经嵌套就过七层文件夹，找文件时要一层一层进去，非常麻烦，后来我改成了以两层文件夹为主的结构后，效率大大提高。

所有文件夹，甭管它属于哪个大分类，全部都在最外层。

比如，之前我的“学习资料”文件夹里，有下面这么多个子文件，是为了分门别类用的：

Excel学习

PPT学习

VBA学习

电子书

英语学习

工作相关

每个子文件夹里的又会有自己的子文件夹，如：

学习资料\工作相关\MiniTab教程\MiniTab使用教学\XXXX.PPT

如果要打开这个PPT，要进入四层文件夹才能找到，非常低效。

正确的做法是取消这些嵌套文件夹，直接把所有子文件夹放到外面来，然后用数字前缀归类。

例如：

03前缀表示英语学习

04前缀表示电子书

也可以按照A、B、C、D字母排，看自己的喜好。

这些编号自己心里清楚就好，下次要添加新的资料，参考和它同属一类的文件夹进行编号即可，它们就可以自动放在一起了。

前缀的第二个的数字来实现大类里的内部排序，如果你想要谁排在前面就修改它的序号即可。

这里会有一个问题，系统默认是folder和folder排列一起，file和文件file排列一起，单个file不会参与folder的排序，这样有单个file时，排序就会混乱，怎么办呢？

这里有一个小技巧，就是给单独的file建立一个folder，里面只装这个file，让它强制参与folder的排序就OK了。

比如上面的04文件夹，如“小米生态链战地笔记”，其实原本是一个pdf文件，我也给它建了一个文件夹，这样就可以整整齐齐排在文件夹序列里了。

通过这种敞开式的方法，所有文件夹都是在最外层，一目了然，位置也是固定的，找起来也非常方便。

后期要维护的话，手动修改前缀就可以调整排序，如果要大规模调整的话可以借助文件批量命名软件（如renmaer）来修改。

但是如果文件越来越多怎么办，这个列表岂不是越来越长？ 不用担心，每个大文件夹里只放近期用得着的文件，如果只是收集的资料，暂时不会用到，就要移到“参考资料&素材“或者”存档资料“里去，这部分内容我下面会说。

四、全盘文件大分类

为了避免频繁建立N多新文件夹，我们需要给所有文件夹进行分类，分类的方法有很多，有的人是按照文件类型排序，如视频、音频、图片、电子书、教程，但这样分仍然会很乱，比如你自己手机拍的照片和网上下载的图片，都放在图片文件夹里吗？显然不是，我建议按照用途来分，同一个用途下，不管是什么类型的文件都可以放在一起，这样符合人的直觉。

我的文件只分以下八大类，而且全部都在C盘根目录下：

不要担心和C盘的系统文件有干扰，因为有数字编号，这些文件始终是排在最前面的。

01 工作目录 

所有正在处理或者待处理的工作都在这个文件下，包括公司的工作，个人的私活，生活杂事，比如计算房贷，制定个人计划、打官司、帮别人写资料等等等等。

这样的好处是一点去就可以看到所有的待办事项，避免遗忘，可以统一处理，不需要在多个文件夹里反复横跳。

这里面只有一层子文件夹，也用01….02….来给文件夹编号分类，我还会在文件前加上创建时间，这样就很容易知道是哪一天开始处理的，时间久了就有紧迫感。

比如

放一些学习教程，如职场技能学习，英语学习、法律学习等等，同样也只建立一层子文件夹，参考上述第二点。

03 参考资料&素材

这里放一些“01 工作目录”文件夹可能需要用到参考资料和素材，这是你从事工作的原材料。比如网上下载的模板、表格、图片、视频、字体，以及一些技术资料、标准规范、法律文件等等。比如设计师和视频创作者一定会下载大量的图片、视频等素材，这些资料就放在这里，而不要放在图片、视频文件夹里。

注意区分参考资料和学习资料的区别，前者是指你不会去专门去学习，只是有需要时可能查阅的资料，后者是你会认认真真学习的资料。

比如汽车行业标准《IATF16949:2016质量管理体系汽车生产件及相关服务件组织应用ISO9001:2015的特别要求》，既可以放在“02 学习资料”里，也可以放在“03 参考资料&素材”里。如果你打算全文好好学习一遍，那就放在“02 学习资料”，而你不打算学习，只是存档下来备查，就放在“03 参考资料&素材”。

04 视频

放一些电影、美剧等影视资料，是用来娱乐的，因为这些文件体积比较大，而且会经常看，所以专门建个文件夹。

这里的视频不包括自己手机拍摄的视频，也不包括学习教程的视频，纯粹只是为了娱乐而看的视频。

自己手机拍的视频要放在“05 相册”里，学习教程的视频放在“02 学习资料”里。

这个文件夹里就不需要按照美剧、电影等类别建立子文件夹了，而是直接把所有剧集放在最外层，方便查找。

05 相册

自己手机拍摄的图片、视频放在这里面，但不包括网上下载的图片，这些图片应该放在“03 参考资料&素材”里。

自己手机拍摄的图片非常多，有几百甚至上千张，要按年和月份建立文件夹。

我现在是按年建立第一层文件夹，如

2019年

2020年

2021年

2022年

然后里面再按拍摄的日期+主题建立子文件，比如

20190518 贵州旅游

20191220 公司年会

而不是散乱地铺开，不然每次打开这个文件夹的速度让你怀疑人生。

我最近考虑把外面的年文件夹取消，减少层级，让里面的子文件夹一目了然。

06 软件工具

这里不是软件的安装目录，而是放一些大型软件的安装包，如office, ProE等等，免得重装时要去下载，以及一些绿色的软件，比如字幕转换助手、Renamer（批量改名工具），everything（迅速查找文件工具），Sketchup（快速建模软件），Minitab（统计软件）等等。

不要放很容易找到的软件，比如微信PC版，QQ，Chrome浏览器等等，需要的时候直接去官网下载最新版即可。

07 个人重要资料

这里放一些身份证复印件、户口本复印件、毕业证复印件、四六级复印件、房产证复印件、银行卡复印件、保险合同、劳动合同（如有电子版）、offer，体检报告、个人简历等等。

这些资料最好集中存放，找的时候方便，也建议在云端保存，随时随地都能找到。

08 存档资料

用于存放暂时不会用到，但以后说不定有用的文件，例如如“01 工作文件”中已经完成的工作，以及“02 学习资料”里已经学习完的资料。

但不是什么文件都往里扔，要分情况：

一、如果已经完全失去保存的价值的文件，就断舍离，直接删了，不要有收藏癖，比如一套教程学完，觉得一般般，以后也不会看了，就直接删了。

二、如果稍微还有一点价值的文件，如果工作邮件、报表，怕以后还会需要，就存档。

五、桌面建立“临时”文件夹

很多人习惯把桌面当做临时存放文件的地方，时间久了会让桌面铺满文件，非常乱。

不妨在桌面建立一个”临时“文件夹，把暂时不知道放哪里的文件先放进去，这样可以让桌面保持清爽干净。

比如你在写资料，网上查的资料有些是压缩包或者pdf，必须要下载下来才能看到，你可以先下到“临时”文件夹里，用完即删，就算不删暂时先放着以后有时间再处理，这样就不会把乱七八糟的资料堆满桌面。

六、善用Windows的“快速访问”功能。

打开“计算机”，在左上角可以看到“快速访问”的图标，这个功能相当于收藏夹，可以把要经常访问的文件夹固定在这里，只要拖动文件夹就可以添加进去了，非常方便。

我们可能会同时处理N多个文件夹，但只有少数几个是经常要处理的，不妨把它们添加到“快速访问”，这样可以避免在文件夹之间来回切换，大大提高访问的效率。

特别是当你需要“另存为”时，直接可以在“快速访问”里找到你需要的文件夹，大大减少了找文件夹的动作。

七、搭配everything文件搜索工具